Bereits in vielen Blogposts haben wir die Vorteile von Marketing Automation erläutert - v.a. für das Marketing. Jetzt ist es Zeit, den Fokus auf die Vorteile von HubSpot im Vertrieb zu legen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen unsere Top-5-Funktionen in HubSpot, die wir selbst täglich nutzen und nicht mehr missen möchte. 

Viele der sogenannten Leads, die durch das Marketing generiert und dann den Sales übergeben wurden, sind noch nicht in ihrer finalen Kaufphase. Der Sales Cycle bleibt unter Umständen bei mehreren Monaten oder Jahren. Hier wird Ausdauer und Strukturiertheit des Vertriebs gefordert. 

HubSpot Sales unterstützt Vertriebler mit den genau richtigen “Werkzeugen”, damit dies möglich ist. Wir zeigen Ihnen, wie E-Mail-Sequenzen, Tasks, Deals, Meeting-Links und das Prospect Tool von HubSpot Vertrieblern unter die Arme greifen. Eine gute Nachricht vorweg: Alle der vorgestellten 5 Funktionen können Sie bereits mit der kostenlosen Version nutzen.

Mit den Tasks gerät nichts mehr in Vergessenheit

Sind die Leads generiert und wurden diese an das Sales-Team übergeben, kommen einige Aufgaben auf Sie zu, um aus diesen Leads schlussendlich zu Kunden zu machen. Hier ist es gar nicht so einfach den Überblick zu behalten. Wann muss wer angerufen werden, welche E-Mail mit welchen Informationen muss versendet werden, wer übernimmt die Aufgaben, wann sind sie fällig?

Behalten Sie Ihre Aufgabenliste mit dem Aufgaben-Tool in HubSpot im Auge. Sie können jede Aufgabe über den zugehörigen Kontakt-Datensatz, das Aufgaben-Dashboard oder mithilfe einer Aufgaben-Warteschlange abschließen. Lassen Sie sich Aufgaben automatisiert erstellen (dies ist Teil eines klassischen Marketing-Sales-Handovers) oder erstellen Sie bei Bearbeitung eines Leads Aufgaben.

  

Hierbei können Sie festhalten, was gemacht werden muss, zu welchem Fälligkeitsdatum und können diese Aufgabe auch Kollegen zuweisen. Sie können sich Erinnerungen per E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt senden lassen und werden so garantiert nichts mehr vergessen. In einer praktischen Board- oder Listenübersicht können Sie sich alle Aufgaben anzeigen lassen, bearbeiten, filtern nach Aufgabenart oder Fälligkeitsdatum, erledigen und löschen. 

Termine einfach per Meeting-Link vereinbaren

Endlich ist es so weit und ein Lead möchte mit Ihnen einen Termin für eine Erstberatung oder ein weiterführendes Gespräch buchen. Das “Ping-Pong” der Terminfindung ist Ihnen sicherlich nicht unbekannt. 5 E-Mails braucht es im durchschnittlich bis ein Termin gefunden ist, der beiden zusagt. 

Das geht auch deutlich einfacher! Mit HubSpot können Sie einen Meeting-Link erstellen, nachdem Sie Ihren Kalender (z.B. Outlook, Gmail) verknüpft haben. Den Meeting-Link können Sie ganz an Ihre Anforderungen und Wünsche anpassen, z.B. indem Sie Ihre Verfügbarkeiten und eine Mindestbenachrichtigungszeit einstellen, einen Videokonferenz-Link hinzufügen, den Einladungsbetreff und das Einladungsschreiben verfassen und grundlegende Dinge wie Sprache und Zeitformat wählen.

Nachdem die potenziellen Kunden einen Zeitpunkt für ein Meeting ausgewählt haben, werden sie gebeten, Ihre Kontaktinformationen einzugeben. Wenn Sie dem Meeting Eigenschaften oder Fragen hinzugefügt haben, werden diese aufgefordert, diese Informationen hier einzugeben.

Bonus Tipp: Sie können auch Meeting-Links für Ihr (Sales-) Team erstellen. Halten Sie bspw. Angebots Durchsprachen immer zu zweit ab, können Sie den Kalender von sich und Ihrem Teammitglied synchronisieren. Dem Interessenten werden dann nur Termine angezeigt, an dem auch wirklich alle Zeit haben. 

Weniger Aufwand dank E-Mail-Sequenzen

Auch diese Situation wird Ihnen bekannt vorkommen: Sie schreiben manche E-Mails x-Mal am Tag. Hierzu zählt bspw. eine Follow-up E-Mail nach einem gelungenen Telefonat. Ist der potenzielle Kunde interessiert und überzeugt von Ihrer Leistung/ Ihrem Produkt, gilt es dranzubleiben. Oft sind die Entscheidungswege in den Unternehmen lang und kompliziert  ein langer Atem gehört hier dazu.  

Um den Interessenten regelmäßig an Sie zu erinnern, werden Sie häufig E-Mails verfassen, die alle denselben Tonus haben. Zählen Sie einmal die Zeit zusammen, die Sie am Tag für genau solche identische Follow-Up E-Mails “verbrauchen”. Das wird viel Zeit sein, die Sie besser in Vor-Ort Kundentermine, Demos und vor allem in das Closen von Deals investieren können. 

Die E-Mails senden Sie allerdings trotzdem – nur automatisiert und personalisiert mit dem Sequenzen-Tool. Planen Sie eine personalisierte Kommunikation mit potenziellen Kunden im Voraus, über mehrere E-Mails und einen längeren Zeitraum hinweg. Senden Sie eine Reihe von zeitlich gestaffelten E-Mails an Ihre Kundenum in Kontakt zu bleiben. Sie können eine Liste von Nachrichten verwenden und Kontakte direkt aus Ihrem Posteingang heraus in Ihre Sequenzen aufnehmen.  

Automatisierte E-Mails müssen nicht zwangsläufig unpersönlich sein. Verwenden Sie Personalisierungs-Token, um die E-Mails in Ihren Sequenzen mit Kontakt- und Unternehmensdetails aus dem HubSpot CRM oder Salesforce anzupassen. Fügen Sie dann spezifische Details zu jeder Nachricht hinzu, um Ihre Kunden individuell anzusprechen.


Behalten Sie den Überblick über Ihre Deals

Die Deal-Pipeline ist eines der Zauberwörter im Sales-Kontext. All Ihre täglichen Bemühungen drehen sich schließlich um eins: diese Pipeline mit vielversprechenden Leads zu füllen mit dem Ziel möglichst vieler Angebotsunterzeichnungen.   

Hierbei hat sich HubSpot mit Deals eine ganz besondere Funktion einfallen lassen: Deal-Pipelines können verwendet werden, um Umsätze vorherzusagen und Hindernisse in Ihrem Verkaufsprozess zu identifizieren. Deal-Phasen sind die Schritte in Ihrer Pipeline, die für Ihr Verkaufsteam bedeuten, dass sich eine Gelegenheit in Richtung des Abschlusses bewegt. Die Verfolgung der Fortschritte in Ihrer Deal-Pipeline gibt Ihnen ein detaillierteres Bild Ihrer geplanten Einnahmen für einen bestimmten Zeitraum.  

Das Deals-Dashboard liefert einen Überblick über diese Phasen, die idealerweise den Phasen Ihres individuellen Vertriebsprozesses entsprechen sollten. Wenn Leads eine Phase durchlaufen haben, können Sie sie einfach per Drag & Drop in die entsprechende Deal-Phase verschieben. Um Ihren Vertriebsprozess abbilden zu können, müssen Sie genau wissen, welche Schritte Ihre potenziellen Kunden auf dem Weg zum Kauf durchlaufen. 

Je besser Sie diesen Prozess – auch Customer Journey genannt – verstehen, desto effektiver können Sie Ihre potenziellen Kunden durch die einzelnen Phasen leiten und schließlich mehr Abschlüsse erzielen.

Tracken Sie Ihre potenziellen Kunden mit dem Prospect Tool 

Diese Funktion löst in vielen Gesprächen mit unseren Interessenten und Kunden Begeisterung aus – daher wollen wir sie auch Ihnen nicht vorenthalten. Stellen Sie sich einmal vor, Sie arbeiten in der Automobilindustrie, sind in einem mittelständischen Zulieferbetrieb als Vertriebler angestellt und könnten sehen, wenn ein großer deutscher Automobilhersteller auf Ihre Website kommt. Sie könnten somit in Echtzeit verfolgen, wenn ein potenzieller oder bereits bestehender Kunde Ihre Website besucht. Eine wertvolle Information, denn so können Sie sich als Vertrieb genau um diejenigen Kontakte kümmern, die das größte Interesse zeigen.  

Zu schön, um wahr zu sein? Nein, denn das geht bereits. Dieses Beispiel für Vertrieb 4.0 zeigt, wie man Unternehmen erkennt, die sich gerade auf der eigenen Webseite befinden, um sich zum Beispiel aktuell zu informieren. Und das ist ein mögliches Kaufsignal. 

Nahezu jedes Unternehmen verlässt Ihre Website ohne Spuren, in dem sie zum Beispiel vermeiden, Formulare auszufüllen. Auf dem Web Server wird lediglich eine IP-Adresse hinterlassen. Neuartige Auswertungstools verknüpfen nun diese IP-Adresse von Unternehmen mit Firmendatenbanken, um den Firmennamen zu identifizieren. Somit stellt man plötzlich fest, dass ein interessantes Unternehmen (Zielkunde, Interessent oder Bestandskunde) gerade auf der eigenen Website zu Besuch war.  

Zudem erhält man Angaben wie lange der Besuch gedauert hat, ob es sich um eine Wiederholung handelt, welche Bereiche sowie welche Seiten wie oft und wie lange angesehen wurden. Das gibt sogar Auskunft über den Inhalt des Kaufsignals. Wo liegt der inhaltliche Schwerpunkt des potenziellen Bedarfs? Mit einer gezielten Suche auf sozialen Netzwerken kann man den richtigen Ansprechpartner identifizieren und ansprechen. Ein laufendes Web Monitoring im Vertrieb ist heutzutage sehr hilfreich, um Vertriebsansätze sofort erkennen zu können. 

Profitieren auch Sie Sales Intelligence und dem Vertrieb 4.0

Sortieren Sie potenzielle Kunden zudem nach Dutzenden von verschiedenen Kriterien, wie Standort, Unternehmensgröße, Anzahl der Besuche auf Ihrer Website und vieles mehr. Verwenden Sie Filter, um benutzerdefinierte Ansichten für Ihre Vertriebsmitarbeiter zu erstellen, damit sie leichter nur die potenziellen Kunden verfolgen können, die für sie wichtig sind. 

So verbringen Sie weniger Zeit mit dem Sortieren von Leads und haben mehr Zeit für Geschäftsabschlüsse. Richten Sie automatische E-Mails und Benachrichtigungen ein, um Ihr Team darauf aufmerksam zu machen, wenn Unternehmen, die Ihnen wichtig sind, Ihre Website erneut besuchen. Automatisieren Sie zeitaufwendige Aktivitäten und stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrieb potenzielle Kunden zum passenden Zeitpunkt kontaktieren kann.

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Theresa Schulten

Über den Autor

Theresa Schulten bereichert das Sales-Team seit Anfang 2019 und ist für die Neukundenakquise zuständig. Ihre Aufgabe: Sie sucht und findet gemeinsam mit unseren Kunden die passenden Lösungen für Online Marketing und Vertrieb. Ihre Begeisterung ist ihr anzumerken und sie teilt sie sowohl im Team als auch hier im Blog.