Multiple Checkboxen in HubSpot

In einem HubSpot Account existiert eine Multiple Checkbox-Property Namens 'Hobbys'. In dieser gibt es 3 Ausprägungen 'Tanzen', 'Lachen', 'Singen'. 

Es gibt 3 Möglichkeiten, wie diese Property in HubSpot gepflegt wird.

1. Durch manuelles Bearbeiten eines Kontaktes

2. Durch das Einsenden eines Formulares

3. Durch eine Formulareinsendung

Im 1. Fall passiert nichts. Die bearbeitende Person kann auswählen was Sie möchte (speichern nicht vergessen).

Im Fall 2 und 3 allerdings kann es dazu führen das entweder durch die Formulareinsendung oder eine Bulk-Zuweisung, bereits bestehende Werte überschrieben werden. Beispiel: Paul hat als Hobby bisher 'Tanzen' in der Datenbank hinterlegt. Er füllt ein Formular aus, bei dem (via versteckter Property) aber die Ausprägung 'Lachen' hinterlegt ist. Durch die Einsdung des Formulares wird dann 'Tanzen' gelöscht und nur 'Lachen' ist als Wert gesetzt. Gleiches passiert bei einer Bulk-Zuweisung via Liste. Wenn Paul vorher 'Tanzen' hatte und ihm per Liste 'Lachen' zugewiesen wird, wird 'Tanzen' geläöscht und 'Lachen' gesetzt.

Für die Pflege von Listen, lässt sich das mit einem einfach WF machen. Sagen wir die Liste heißt 'Webinarimport' und Paul ist Teil dieser Liste. Seine bisherhige Ausprägung war 'Tanzen', im Webinar ging es aber um Singen, dementsprechend sollen alle Leads, die daran teilgenommen haben, die Ausprägung 'Singen' erhalten. Anstatt jetzt also die Liste zu Öffnen und über einen Bulk allen 'Singen' zuzuweisen, erstellst du einen WF der die Aufnahmebedingung hat 'Ist Teil der Liste Webinarimport'. Danach wählst du 'Set Property' aus. Bei einer Mehrfachauswahl gibt HubSpot dir die Möglichkeit, eine Ausprägung hinzuzufügen, anstatt eine andere zu überschreiben. Hier darauf achten, dass der Haken richtig gesetzt ist:

Im Falle einer Formular-Zuweisung wird es knifflig. In dem Moment in dem jemand das Formular einsendet, ist die Überschreibung schon geschehen und kann daher nur rückgängig gemacht, nicht aber aufgehalten werden. Dieses rückgängig machen ist ebenfalls über einne Workflow zu erreichen, der allerdings wesentlich komplexer und damit auch Fehler-anfälliger ist.

Der Gedanke ist zu sagen 'Wenn die ausprägung jemals 'Lachen' war, dann nehme 'Lachen' wieder als Ausprägung auf'. Hierbei muss das jedoch für jede Kombination von Ausprägungen wieder abgefragt und ergänzt werden (denkt an den Haken!). Zudem ergibt sich ein weiterer Nachteil. Falls Paul jemals beschließt, dass 'Tanzen' ab nun nicht mehr zu sienen Hobbies gehört und deswegen aus dem System entfernt werden soll, funktioniert das nciht mehr, da der WF ihn beim erneuten Einsenden eines Formulares wieder 'Tanzen' befüllen würde. Ein solcher WF kann, je nachdem wie viele Ausprägungen vorhanden sind sehr komplex werden:

Juliane Rink, 20.11.2020

Links:

https://knowledge.hubspot.com/contacts/property-field-types-in-hubspot